Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse rund um Eingangsrechnungen und Rechnungsfreigaben digital zu organisieren. Von der Erfassung einer Rechnung bis zur Prüfung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung können zahlreiche Arbeitsschritte zentral und strukturiert abgebildet werden. Dadurch lassen sich manuelle Abläufe reduzieren und Rechnungsprozesse übersichtlicher gestalten.

Eine wichtige Funktion von Signique ist die automatische Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital Rechnungsfreigabe Software ausgelesen und die relevanten Informationen strukturiert übernommen werden. Gleichzeitig steht ein zentraler digitaler Rechnungseingang zur Verfügung, über den Unternehmen ihre Dokumente gebündelt verwalten können. Dies erleichtert die Bearbeitung und sorgt dafür, dass Rechnungen nicht in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern oder Papierablagen verloren gehen. 

Auch komplexere Freigabeprozesse lassen sich mit Signique abbilden. Mehrstufige Genehmigungsworkflows ermöglichen es, Rechnungen abhängig von internen Zuständigkeiten und Unternehmensprozessen an die jeweils verantwortlichen Personen weiterzuleiten. Die Freigabe kann digital und auch mobil erfolgen, sodass Mitarbeiter nicht zwingend an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind. Eine integrierte Duplikaterkennung kann zusätzlich dabei unterstützen, doppelt eingereichte Rechnungen frühzeitig zu erkennen.

Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung mit DATEV organisieren, bietet Signique eine entsprechende Integrations- beziehungsweise Exportmöglichkeit. Nach der Bearbeitung können relevante Rechnungsdaten für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung bereitgestellt werden. Dadurch kann die Verbindung zwischen dem internen Rechnungsworkflow und den nachgelagerten Buchhaltungsprozessen effizienter gestaltet werden.

Ein weiterer Bestandteil der Lösung ist die digitale Archivierung von Rechnungen. Signique unterstützt dabei eine GoBD-konforme Aufbewahrung und ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von Rechnungsdokumenten. Gleichzeitig ist die Verarbeitung auf einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten ausgerichtet. Gerade für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, sind nachvollziehbare Abläufe und ein angemessener Umgang mit sensiblen Geschäftsdaten wichtige Aspekte.

Insgesamt richtet sich Signique an kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsfreigaben stärker digitalisieren möchten. Die Kombination aus automatisierter Datenerfassung, zentralem Rechnungseingang, individuellen Freigabestufen, mobiler Genehmigung, Duplikaterkennung, DATEV-Anbindung und digitaler Archivierung schafft eine zentrale Plattform für den Rechnungsworkflow. So können Unternehmen ihre Prozesse strukturierter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, Freigabeverantwortlichen und Buchhaltung vereinfachen.